Låt oss vara ärliga här, på grund av ett begränsat antal ljud kan japansk inte replikera många främmande språkljud. Detta är vanligt med många språk, förresten. Engelska talare har mycket problem med vietnamesiska ord som börjar med Ng, Japanska り ゃ, り ゅ, り よ, och även ふ i 富士山 (Fuji).
Först och främst måste du acceptera att ditt namn helt enkelt låter annorlunda när det transiteras till ett annat språk. Till exempel blev Yochanan (hebreiska) Ioannes (latin) eller Hans (tyska) eller John (engelska) eller Yanni (grekiska) eller Iain (Gaelic) eller Evan (Welsh) eller Jean (franska) eller Ivan (ukrainska) eller ヨ ハ ネJapansk).
Ibland hålls original stavning men uttal ändras. Ibland var uttalet likartat, men språket ändras.
När det gäller skotska efternamn antar jag att ditt är svårt att uttala eftersom det är länge. Det finns dock ett riktigt länge skotskt efternamn som är välkänt i hela Japan och ändå mispronounced varje gång. Du vet förmodligen redan vad det är, men här är det:
マ ク ド ナ ル ド
Hur hanterar japanerna det svåra skotska efternamnet (McDonald's btw)? De brukar förkorta den till antingen マ ク ド (Kansai), eller bara マ ク (Kanto). Det är inte konstigt, det görs vanligtvis med andra utländska företagsnamn (som ケ ン タ eller ス タ バ) och även om det är konstigt som händer i våra öron, mycket normalt i Japan.
Engelska talare brukar förkorta saker med långa ord, med hjälp av bokstäver för att representera ord (NBC, FDA, SCUBA, TV, IBM). Som du förmodligen redan vet, förkortar japansktalarna naturligt de första ljuden (レ モ コ ン, テ レ ビ, ア ニ メ). Och det är inte heller begränsat till låneord, heller. Många japanska företag förkortas på samma sätt. Nissan ( Ni ppon San gyo), Toshiba ( Till kyo Shiba ura), Nikkei hon Kei sai Shinbun).
Dessutom förkortas hela regionerna i Japan på ett relaterat sätt, men med samma karaktär. Keihanshin-området består av ett tecken från varje Kyoto ( 京 都), Osaka (大 阪 ) och Kobe ( 神 戸) De använder de kinesiska avläsningarna. Japanska kallar jordbävningen Kobe jordbävningen i Stora Hanshin 1995. Epicentret var runt Kobe och led det värsta, men hela Hanshinområdet påverkades.
Okej så nu att du har bakgrunden till dina frågor:
Would it be considered inappropriate in Japan to suggest to a staff
member / relative stranger to use my first name if they struggle with
my surname?
Inte alls. Det är ganska vanligt att japanska använder förnamn följt av ~ さ ん suffix för utländska namn.
Are there likely to be any complications (legal or otherwise) if I use an
alternate spelling of my name to make it easier for Japanese speakers to read?
Inte vanligtvis nej. Speciellt om du bara använder Katakana-versionen av ditt namn när du skriver ner det, istället för den romaniserade versionen.
Lagligen finns det ett vanligt sätt att katakana-nize MOST namn samt ett vanligt sätt att romanisera japanska namn. För super officiella ändamål kan du behöva använda den officiella översättningen av ditt namn. Om ditt namn inte är uppenbart att uttala, lära dig hur du skriver det officiellt i Katakana och det borde inte vara ett problem. Men om du inte signerar ett inteckning kommer det vanligtvis inte att göra något. Vissa former och dokument kräver att du skriver ditt namn i Katakana (japanska talare gör det också med Kanji-namn eftersom de kan använda olika avläsningar), men det spelar ingen roll så mycket i verkligheten.
Om du fyller i ett formulär som att få något skickat till dig på Amazon, använd bara vad du vill och oroa dig inte för mycket. Om ditt namn är Victor, gärna använda antingen Bikkutaa eller ヴ ィ ッ ク タ ー (Vikkutaa). Kända namn har standarduttalanden som kan skilja sig från dina. Brittiskt uttal skiljer sig från det vanliga amerikanska uttalet och japanska använder den ena eller den andra, beroende.
Den enda gången du kommer att bli komplikation är om du gör något supertjänsteman som kräver en Hanko-frimärke eller som jag sa, att få en inteckning eller kanske öppna ett bankkonto, men banker brukar vara ganska bra och ha dokumentation om hur man hanterar det. Allt kommer att vara baserat på ditt passnamn i alla fall, och jag är säker på att de har en SOP någonstans som tar hand om nästan ALLA händelser. Det är mycket japanskt.
När det gäller vilken officiell transliteration kan vi inte hjälpa dig, eftersom du inte angav efternamnet.