How insisterar jag på att amerikanska hotell accepterar min arbetsgivares kreditkort för betalning, istället för att fråga om personligt kreditkort vid incheckningen?

Problemet här är inte företagets kreditkort, men det du försöker göra utan ett fysiskt -kort. Ett kreditkortsnummer är tillräckligt bra för att göra en reservation, vilket är anledningen till att telefonsamtalet fungerar för det, men mottagningen måste debitera en insättning vid ankomsten och deras protokoll dikterar att du måste lämna över ett fysiskt kort för detta. Hotellet bryr sig inte särskilt om det är ditt eller företagets, så länge det är giltigt och har ditt namn på det.

Det kloka är att din arbetsgivare ger dig ett fysiskt företagskreditkort , som du då kan använda för att betala inlåning och lösa räkningen. Eftersom din arbetsgivare är en statlig myndighet och inte gör det, antar jag att de inte är klara men.

Det andra alternativet är att förskottsbetalning till ditt hotellrum med företagskreditkortet. Du kan fortfarande vara skyldig att överlämna ett personligt kreditkort för insättningen (för att täcka raiding av minibaren etc), men detta bör återlämnas i sin helhet inom en dag eller två att checka ut utan kostnad för dig eller skattebetalaren.

Se även: Bokning hotell med mitt kreditkort för en tredje person. Kommer den personen att ha problem vid incheckningen?

Tidigare har jag haft mitt företag betala för hotellvistelser med hjälp av företagets resebyråkreditkort. Processen har varit för mitt företags resebyrå att fylla i ett kreditkortstillstånd och faxa det till hotellet. Helst bör detta följas upp av ett telefonsamtal för att bekräfta mottagandet och att betalningen från tredje part har godkänts.

Ett exempel på ett kreditkortstillståndsformulär ser ut som detta

Här är ett sätt att få ditt kontor att prioritera detta till toppen.

Först innan du lämnar, fråga företagskontoret om de har löst problemet med kreditkortet med hotellet. Om de inte har det, informera dem att du inte kan gå tills de gör det. De kommer sannolikt bara att blåsa av dig och säga "Ja, det är bra."

Se sedan till att när du checkar in är det under normala öppettider. Med andra ord, när du är säker på att din kontorspersonal är på sina skrivbord.

Du börjar checka in. Hotellet ber om ditt kreditkort. Du berättar att det är på filen. De frågar sedan igen, för det fysiska kortet. Vid denna tidpunkt ringer du till ditt kontor och berättar att du inte kan checka in på hotellet. INTE erbjuda att använda ditt eget kort. Låt affärskontoret prata med hotellet.

En av två saker kommer att hända. Antingen företagskontoret / hotellet sorterar ut det rätt då eller om du kommer tillbaka på ett plan och går hem. Om du hamnar hem kommer din chef förmodligen att bli arg. Se till att det är riktat mot affärskontoret.

Någon kommer då att se till att du har ett företagskort med ditt namn på det ELLER de kommer att göra darn säker på att inget kreditkort behöver presenteras nästa gång du checkar in.

Ditt perspektiv är ett som förutsätter att bedrägerier inte existerar. Vad håller Frank Abagnale (eller till och med en trädgårdsvarmare) från att facka alla dessa saker med stulna kreditkortsuppgifter?

"Kort inte närvarande" -transaktioner är i sig riskerade för ett hotell. Kreditkortsföretagen tar ett visst ansvar för bedrägerier. När en företags karaktär helt och hållet kräver att kunden är fysiskt närvarande är det ganska svårt att förklara för riskhanterare varför du gör "kort inte närvarande" transaktioner alls .

Riskhanteraren skulle säga "Gör bara det normala sättet. Kunden presenterar fysiskt ett kort, slutet." Med andra ord, om din arbetsgivare inte kommer att ge dig ett fysiskt kort, anser de att inte deras problem.

Deras svar på människor som du är att din baslinjemetod är fortfarande det kort du fysiskt presenterar som är rimligt ditt kort . De är också villiga att försöka på det sättet du ber dem (eller inte) ... och om det verkligen fungerar, så är du borta från kroken. Bottom line, de får betalt av dig om inget annat fungerar.

En lösning är att använda Samsung Pay (om din telefon eller din klocka stöder den)

Obs. För att ta en skärmdump på en Samsung-telefon, tryck på strömbrytaren och hemknappen samtidigt. Om du vill ta en skärmdump av en Gear S3-klocka trycker du på klockans hemknapp samtidigt som du sveper från vänster till höger på klockan.

Här är vad jag skulle göra:

1: Meddela hotellkvarteren för ditt problem och få dem att tilldela ett konto för de statliga anställda till ditt kontor - i allmänhet när detta är klart förväntar de sig ett visst antal vistelser om året men de ger också rabatt för det också.

Din stat kan redan redan ha ett sådant reseprogram som inrättats med en hotellkedja, dina staters bokföring och reskontor kan kanske ge dig mer detaljerad information. I allmänhet kan ett sådant system direkt debiteras eller faktureras till ett specifikt bokföringsnummer som tilldelats av din arbetsgivare [State Office] - vanligtvis är dessa arrangemang EXCLUDE incidentals som telefon och alkohol .. för vilken kontorist kommer att be om ditt kort info ..

Jag gissar också att formuläret som skickas till hotellet har ett skattebefriat ID på formuläret.

2: Om detta hotell är en kedja kan du också gå med i deras förmånsprogram och ha kontokortsinfo på filen för det. Detta scenario för lagring av regeringskortet är troligen svårare eftersom jag tror att de kommer att vilja ha Det fysiska kortet vid incheckningen.

Först, se till att du bär fysiskt alla relevanta pappersarbete. Så om företaget har ett avtal med hotellet, bära en kopia, om det finns ett e-postmeddelande där de godkände att acceptera det kortet, skriva ut det, etc.

Det kan i sig själv lösa det i vissa fall. En kund som säger "mitt företag har kommit överens med hotellet X" är inte detsamma som ett dokument med kedjebrevshuvudet, som skickas av huvudgrenen och säger X.

(Det kan också bidra till att klargöra båda ställen, eftersom det kan finnas fint utskrift i X-med-företaget-Y som varken du eller clerken visste om)

Det kan dock vara så att de insisterar på att acceptera ditt arbetsgivarkrediter är "omöjligt" eller till och med "olagligt". Gör dem dokumentera det . Be dem att ge dig ett formulär som anger att du bad dem att acceptera kort 1234 enligt dokument XYZ, men att de inte kan göra det eftersom < deras ursäkta & gt ;, det finns inget annat alternativ än att använda ditt personliga kreditkort och att de acceptera att om det är ett fel på deras sida, kommer de att vara ansvariga för eventuella eller extra kostnader som orsakas av det. Ha det undertecknat av arbetstagaren, och helst också med hotellstämpeln.

Förbered förbereda texten i förväg och granska den med din juridiska avdelning, och ha ett sådant dokument utarbetat med relevant juridisk fråga och ett utrymme där de kan fylla en beskrivning av problemet.

Om det verkligen är omöjligt att göra någonting, borde det inte vara något problem att erkänna det skriftligt, eller hur?

Tja, du kommer säkert att ta reda på att innan du gör det kommer de att försöka extra svårt att göra det. Eller plötsligt finns det faktiskt ett annat alternativ.

Om de vägrar, hävdar att du måste rättfärdiga en sådan oegentlighet (varför skulle ditt företag ersätta dig om de redan hanterade allt?). Om de gör det, ge dem ditt personliga kort och fortsätt. Senare på kontoret kan dina revisorer granska det angivna problemet och bestämma det bästa sättet att agera. Det är möjligt att en del av avtalet med hotellet var oklart, och de måste lägga till extra klausuler vid nästa bokning. Det är möjligt att hotellet är felaktigt, i vilket fall du har både ett dokument där de accepterar att acceptera ett kort och en annan där de vägrar att göra det, vilket tycks vara ett ganska tydligt fall för att begära att de ska ersätta ditt företag skatterna, Kostnaden för arbetet hos dina revisorer behandlar din ersättning, konsekvenserna om ditt kort har äventyrats på grund av ett brott ... eller de kanske föredrar att inte driva på det (ännu), klagar helt enkelt till hotellförbindelsen som godkände att acceptera kortet (vilket borde göra hotellet bekant av problemet, t.ex. det kan få dem att lära sina clerks om rätt procedur i dessa fall), eller ens göra ingenting. I vilket fall som helst tvingar du hotellet att ange deras motsägelse och bör vara utgångspunkten.

I mina erfarenheter kommer hotell att ta ett kreditkort vid incheckningen och stoppa det, men slutar inte avgiften förrän i slutet av vistelsen. Så du kan ge dem ett personligt kort och när du är i rummet, ring affärskontoret och få dem att sortera ut det med hotellet innan du checkar ut.

Jag har gjort vad du vill göra i några år. Min arbetsgivare använder Concur, en stor resebyrå. När jag bokar ett hotell via Concur, ger de hotellet ett virtuellt kreditkortsnummer. (De litar mig aldrig med det numret!) När jag checkar in fungerar det vanligtvis bara. Jag kan ringa hotellet innan du reser för att kontrollera att allt är inställt.

Undantag skulle vara mycket små hotell och speciella evenemangspriser, som konferenser, som måste bokas på konferensplatsen. För dem använder jag min CC.