Först skulle jag säga att det beror mest på nivån på din kampanj. Eftersom karaktärer på hög nivå kan få en mer djupgående inverkan på din plot & möter de är mycket svårare att redogöra för, särskilt om de är spellcasters. Så ibland kan du komma in i ett nivåområde där konflikter och omfattande ändringar är oundvikliga.
Hur som helst skulle jag föreslå flera saker som kan hjälpa dig att hantera en sådan situation.
Förklara reglerna
Idealiskt har du minst 20 till 30 minuter för att ta den nya spelaren åt sidan och förklara med några ord din grupps sociala kontrakt. Förklara hur du kör ditt spel, vad du och de andra spelarna förväntar sig när det gäller beteende och spelstil och svara på eventuella frågor som han har. Ge också honom en runda om de överenskomna husreglerna vid bordet.
Det här är också den perfekta tiden att börja anpassa karaktären, eftersom du nu kan fokusera på den nya spelaren och hjälpa honom med de mekaniska aspekterna eller bakgrunden.
Anpassa tecknet
Du nämnde att de så småningom befintliga tecknen "kanske inte går ihop med den befintliga parten eller inställningen" , så jag antar att svårigheterna i första hand ligger antingen med karaktärstypen ( "Men jag vill spela en ond, girig mördare som är ute för att råna dina anhängare av Pelor! ") eller med sina förmågor (" Vad menar du att jag inte kan spela min spådomspecialist i din mysterieundersökningskampanj ? "). I båda fallen tycker jag att det enda alternativet är att be spelare att ändra teckentypen / anpassningen / bakgrunden enligt dina förslag och / eller ta bort problematiska mekaniska element (feats, spells, items, ...).
Det är enligt min erfarenhet svårt att introducera en ny spelare till åtgärden redan från början, men i det här fallet är det faktiskt en mindre fördel eftersom det ger spelaren viss tid då han kan ändra sin karaktär. Helst bör spelaren också skriva ner kortfilen för varje feats / stava / regelregelbok bakom varje regelelement, så att du snabbt kan kontrollera om det ändrade tecknet är okej eller kolliderar med några andra begränsningar.
Men inte alltid spelaren kan eller vill göra ändringarna utan att helt enkelt göra om hela karaktären och förlora mycket effektiv speltid. I så fall skulle dina akutåtgärder ta över.
Nödåtgärder!
Om situationen du beskrivs förekommer ganska ofta (t ex mer än en gång var tionde match) skulle jag vilja säga att det skulle vara en bra idé att bygga en stack av förkroppsliga tecken för exakt sådana spelare. Eftersom karaktärerna byggdes av dig är det ingen risk att de har en föremål / stavning eller något annat som brister din plot eller förenklar dina möten alltför mycket, och det finns liten risk för att karaktärernas bakgrund eller personlighet strider mot de andra spelarna.